Comunicação com os condôminos – Um ponto importante na Gestão do Síndico

A boa comunicação com os condôminos é de vital importância para uma administração eficiente. Este é um dos fatores que, com certeza, vai contribuir para o bom andamento da gestão e sucesso da função do síndico

Atualmente existem diversos canais de comunicação que pode ser utilizados. Muitos deles estão diretamente relacionados aos meios tecnológicos disponíveis: redes sociais, mensagens instantâneas e correspondências eletrônicas.

Podemos citar algumas formas de comunicação que estão disponíveis ao síndico para ampliar a comunicação com seus condôminos: uso de quadro de avisos em locais estratégicos, expedição de circulares em momentos oportunos, uso de livro registro de ocorrências e livro registro de comunicação com o síndico. Estas são algumas formas úteis para ampliar a sua comunicação.

O Síndico deve sim atuar sempre no sentido de procurar atender todos os interessados em sua gestão. É recomendável que atue sempre, utilizando todos os meios disponíveis, mas deve ter sempre em mente que tudo deve ser registrado. Deve buscar responder os questionamentos de forma a ficar disponível e registrado para eventuais consultas, a fim de evitar dessabores em sua gestão.

Neste sentido, a utilização de correspondências eletrônicas (e-mails) é uma forma viável, já que tudo fica registrado automaticamente, permanecendo disponível para consultas. No entanto, de maneira geral, os e-mails são utilizados de forma linear, com discussão de assuntos entre duas ou mais partes, não obtendo alcance em relação a todos os demais condôminos não participantes da discussão.

Atualmente, existem outras opções de comunicação que ampliam este alcance, tais como a discussão de assuntos em ambientes virtuais. Com a utilização de salas de discussão, em ambientes virtuais, há grandes vantagens: abre-se a possibilidade de participação de todos os condôminos interessados, ampliando em demasia a participação de todos, e, tudo o que for discutido, fica automaticamente registrado.

Neste sentido, os síndicos podem apostar no uso da Plataforma AVCond que é uma ferramenta que auxilia a integrar a comunicação entre os condomínios.

Na AVCond, há o recurso de criação das Salas de Discussão, que podem ser criadas uma para cada assunto e estas permanecem abertas por quanto tempo for útil para a discussão do assunto, visando o levantamento de opiniões, sugestões e propostas. Neste ambiente há ainda a possibilidade de carregamento (upload) de documentos relacionados à discussão em andamento, tais como: orçamentos, fotografias, documentos digitalizados que permanecem disponíveis para consulta e podem ajudar a enriquecer a discussão em andamento.

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