Na gestão do síndico moderno, um dos pontos mais importantes é a transparência de todos os atos e processos utilizados para alcançar os objetivos definidos pela administração.
Isto deve ser feito de forma clara e eficiente.
Para alcançar esta clareza e transparência em todos seus atos, o síndico deve ter a preocupação em criar formas que permitam o acesso a todos seus processos decisórios e criar possibilidade de questionamentos, emissão de opiniões, sugestões e críticas.
Neste sentido, não basta que todos os condôminos tenham acesso irrestrito aos documentos, mas devem ter condições de emitir suas opiniões e sugestões, de maneira fácil e eficaz, participando efetivamente dos processos.
Assim, o síndico tem que criar Canais de Comunicação para que isto aconteça.
Nos dias atuais, com uso dos meios tecnológicos e informacionais voltados para comunicação, isto está bem facilitado.
O uso de correspondência eletrônica (e-mails), redes sociais (instagram e facebook, por exemplo), aplicativos de comunicação instantâneas (whatsapp, por exemplo) podem ser utilizados pelo Síndico em apoio a sua gestão, visando alcançar a supramencionada comunicação com os condôminos.
No entanto, algumas características destes canais de comunicação são importantes e devem ser observadas para que isto ocorra de maneira eficiente:
Publicidade – deve ter plena difusão a todos os condôminos.
Amplitude – deve permitir a participação de todos de forma irrestrita e simultânea.
Disponibilidade – deve permitir fácil acesso e consultas de forma ágil.
Registro – deve permitir que todas opiniões e sugestões fiquem disponíveis para eventuais consultas.
Organização – todos os registros devem ser disponibilizados de forma organizada que permita fácil consulta
Nem todos os exemplos de canais de comunicação citados acima possuem todas estas características. Por exemplo, o uso do e-mail não permite a necessária amplitude de difusão e disponibilidade das ideias por meio deste canal de comunicação, uma vez que, normalmente, é utilizado para o trâmite de informações específicas, com destinatários selecionados no seu endereçamento.
Um inovador canal de comunicação que se destaca por alcançar a totalidade das características acima relacionadas é o uso das Salas de Discussão em Ambiente Virtual.
Este é um importante meio que permite ao síndico expor suas ideias em relação a determinado assunto, possibilitando o registro de opiniões, sugestões ou mesmo críticas sobre os assuntos por todos aqueles que queiram participar.
Com o uso da Salas de Discussão, o síndico pode dar publicidade aos seus processos decisórios, alcançando a desejável amplitude em relação a todos os condôminos. O registro e a organização na exposição das ideias, bem como a disponibilidade para eventuais consultas, são facilmente alcançadas por meio do ambiente virtual.
Trata-se assim de uma forma moderna e eficiente que apoio a Gestão do Síndico Moderno.
Com olhares voltados para este canal de comunicação, a Plataforma AVCond.com foi desenvolvida contemplando o uso das Salas de Discussão em ambiente virtual. Trata-se de uma de suas fases que visam a realização da Assembleia de Condomínio, de forma totalmente virtual.
Na AVCond.com, a realização das Assembleias Virtual é faseada da seguinte forma:
Primeira fase: abertura das salas de discussão em ambiente virtual para recolher e registrar as opiniões/sugestões de todos os condôminos.
Segunda fase: é a criação da assembleia em ambiente virtual e a votação segundo a pauta definida pelo síndico.
Terceira fase: é o fechamento da assembleia e produção da ATA. Nesta fase a ATA DA ASSEMBLEIA está pronta para ser gerada em arquivo PDF, cumprindo todos os requisitos legais para ser levada a registro.
Desta forma, a Discussão em Ambiente Virtual na plataforma AVCond apresenta as seguintes características:
- o Síndico pode abrir uma sala de discussão para cada um dos assuntos ou processos decisórios.
- podem ser abertas tantas Salas de Discussão quanto forem necessárias de forma simultânea.
- as Salas de Discussão permitem a realização de carregamento (upload) de documentos relacionados ao assunto, para visualização dos condôminos (documento no formato PDF, planilhas e imagens).
- todos os lançamentos efetuados pelos condôminos são registrados, nominalmente, com data e hora.
- a participação e consulta pode ser feita por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet.
- há a possibilidade de impressão de todo o conteúdo das salas de discussão, em caso de necessidade.
- as Salas de Discussão são abertas pelo síndico por quanto tempo for necessário, permanecendo abertas 24h por dia, durante este período, para participação em qualquer lugar com acesso à internet.
- a participação dos condôminos pode ser feito por meio de APP disponível para uso em IOS ou Android.
Por tudo isto, você síndico moderno deve inteirar-se do uso das Salas de Discussão com a implantação da plataforma AVCond.com em seu condomínio.
Isto, com certeza, levará à melhora da comunicação com seus condôminos por meio deste moderno meio tecnológico do ambiente virtual.
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