Na gestão do síndico moderno, um dos pontos mais importantes é a transparência de todos os atos e processos utilizados para alcançar os objetivos definidos pela administração.

Isto deve ser feito de forma clara e eficiente.

Para alcançar esta clareza e transparência em todos seus atos, o síndico deve ter a preocupação em criar formas que permitam o acesso a todos seus processos decisórios e criar possibilidade de questionamentos, emissão de opiniões, sugestões e críticas.

Neste sentido, não basta que todos os condôminos tenham acesso irrestrito aos documentos, mas devem ter condições de emitir suas opiniões e sugestões, de maneira fácil e eficaz, participando efetivamente dos processos.

Assim, o síndico tem que criar Canais de Comunicação para que isto aconteça.

Nos dias atuais, com uso dos meios tecnológicos e informacionais voltados para comunicação, isto está bem facilitado.

O uso de correspondência eletrônica (e-mails), redes sociais (instagram e facebook, por exemplo), aplicativos de comunicação instantâneas (whatsapp, por exemplo) podem ser utilizados pelo Síndico em apoio a sua gestão, visando alcançar a supramencionada comunicação com os condôminos.

No entanto, algumas características destes canais de comunicação são importantes e devem ser observadas para que isto ocorra de maneira eficiente:

Publicidade – deve ter plena difusão a todos os condôminos.

Amplitude – deve permitir a participação de todos de forma irrestrita e simultânea.

Disponibilidade – deve permitir fácil acesso e consultas de forma ágil.

Registro – deve permitir que todas opiniões e sugestões fiquem disponíveis para eventuais consultas.

Organização – todos os registros devem ser disponibilizados de forma organizada que permita fácil consulta

Nem todos os exemplos de canais de comunicação citados acima possuem todas estas características. Por exemplo, o uso do e-mail não permite a necessária amplitude de difusão e disponibilidade das ideias por meio deste canal de comunicação, uma vez que, normalmente, é utilizado para o trâmite de informações específicas, com destinatários selecionados no seu endereçamento.

Um inovador canal de comunicação que se destaca por alcançar a totalidade das características acima relacionadas é o uso das Salas de Discussão em Ambiente Virtual.

Este é um importante meio que permite ao síndico expor suas ideias em relação a determinado assunto, possibilitando o registro de opiniões, sugestões ou mesmo críticas sobre os assuntos por todos aqueles que queiram participar.

Com o uso da Salas de Discussão, o síndico pode dar publicidade aos seus processos decisórios, alcançando a desejável amplitude em relação a todos os condôminos. O registro e a organização na exposição das ideias, bem como a disponibilidade para eventuais consultas, são facilmente alcançadas por meio do ambiente virtual.

Trata-se assim de uma forma moderna e eficiente que apoio a Gestão do Síndico Moderno.

Com olhares voltados para este canal de comunicação, a Plataforma AVCond.com foi desenvolvida contemplando o uso das Salas de Discussão em ambiente virtual. Trata-se de uma de suas fases que visam a realização da Assembleia de Condomínio, de forma totalmente virtual.

Na AVCond.com, a realização das Assembleias Virtual é faseada da seguinte forma:

Primeira fase: abertura das salas de discussão em ambiente virtual para recolher e registrar as opiniões/sugestões de todos os condôminos.

Segunda fase: é a criação da assembleia em ambiente virtual e a votação segundo a pauta definida pelo síndico.

Terceira fase: é o fechamento da assembleia e produção da ATA. Nesta fase a ATA DA ASSEMBLEIA está pronta para ser gerada em arquivo PDF, cumprindo todos os requisitos legais para ser levada a registro.

Desta forma, a Discussão em Ambiente Virtual na plataforma AVCond apresenta as seguintes características:

• o Síndico pode abrir uma sala de discussão para cada um dos assuntos ou processos decisórios.
• podem ser abertas tantas Salas de Discussão quanto forem necessárias de forma simultânea.
• as Salas de Discussão permitem a realização de carregamento (upload) de documentos relacionados ao assunto, para visualização dos condôminos (documento no formato PDF, planilhas e imagens).
• todos os lançamentos efetuados pelos condôminos são registrados, nominalmente, com data e hora.
• a participação e consulta pode ser feita por meio de qualquer dispositivo com acesso à internet.
• há a possibilidade de impressão de todo o conteúdo das salas de discussão, em caso de necessidade.
• as Salas de Discussão são abertas pelo síndico por quanto tempo for necessário, permanecendo abertas 24h por dia, durante este período, para participação em qualquer lugar com acesso à internet.
• a participação dos condôminos pode ser feito por meio de APP disponível para uso em IOS ou Android.

Por tudo isto, você síndico moderno deve inteirar-se do uso das Salas de Discussão com a implantação da plataforma AVCond.com em seu condomínio.

Isto, com certeza, levará à melhora da comunicação com seus condôminos por meio deste moderno meio tecnológico do ambiente virtual.

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