Como realizar uma Assembleia Virtual? (modus operandi)

A vida moderna requer cada vez mais agilidade, praticidade e procedimentos simplificados para as tarefas cotidianas. Surgiram então diversos aplicativos para facilitar nossas vidas.
Com estas soluções do mundo da TI já é possível a realização das assembleias em ambiente virtual ou digital (formato on-line).
São aplicativos que buscam eliminar a necessidade da realização da forma convencional das assembleias: aquelas marcadas pela participação presencial de moradores em intermináveis reuniões, pouco atrativas, com baixa participação e muito stress.

MAS COMO SÃO REALIZADAS ESTAS ASSEMBLEIAS?
Fases das Assembleia Virtual (para que possa contemplar todos os aspectos necessários para uma deliberação eficiente):

  1. DISCUSSÃO DOS ASSUNTOS: nesta fase todos os condôminos devem ter acesso ao ambiente virtual, por meio do aplicativo, para realizar o registro de suas opiniões, sugestões ou mesmo críticas em salas de discussão (uma para cada assunto);
  2. LEVANTAMENTO E DEFINIÇÃO DA PAUTA: uma vez discutidos os assuntos, são extraídas das salas de discussão as principais ideias para compor as opções de votação em cada um dos assuntos;
  3. VOTAÇÃO: esta é feita também em ambiente virtual, por meio do aplicativo, dentro de uma assembleia que pode ser acessada a qualquer hora do dia, dentro do período definido para seu funcionamento (5 ou 7 dias, por exemplo);
  4. PRODUÇÃO DA ATA: após o encerramento da assembleia, o aplicativo permite o fechamento da reunião digital e emissão da ata (em arquivo PDF) que cumpre todos os requisitos legais para ser levada a registro em cartório.

Veja que nesta nova forma de realização das assembleias, tudo é feito de forma virtual, eliminando a necessidade de realização das assembleias ¨à moda antiga¨.
Tudo é feito pode meio de dispositivos com acesso à internet (PC, tablets, smartphones etc).

Importante observar que todos os requisitos legais e formais devem ser observados para que este procedimento tenha validade.

Assim, a começar pela Convocação dos condôminos (associados, no caso de uma Associação), esta deve ser realizada de forma válida: hoje já se admite a realização da convocação por e-mail. Este deve possuir todos os dados constantes do Edital de Convocação (período da assembleia, pauta definida e meios de votação) para que tenha validade.
O sistema ou plataforma digital adotado para a realização das assembleias em ambiente virtual deve possuir meios de segurança para comprovar o acesso e participação pessoal em todas as fases do processo. Isto é alcançado por meio do envio de e-mails que fornecem os dados de acesso (login e senha pessoal) a cada um do condôminos.
A forma de comunicação e interação com o sistema deve ser feita em ambiente seguro, havendo a necessidade de registro de toda e qualquer participação por meio da plataforma digital.
A efetiva participação dos condôminos em uma assembleia é feita por meio de uma lista de participação emitida pelo sistema com os dados pessoais, com dados de data e hora do login realizados durante o funcionamento da assembleia, bem como o endereçamento eletrônico utilizado (endereço IP) de cada um dos participantes.
Por vezes este tipo de documento é solicitado na oportunidade do registro da assembleia em cartório.

Com o olhar focado nesta nova forma de realização das assembleias, surgiu a Plataforma AVCond que possui as seguintes características:
• cadastramento de usuários e unidades com envio de e-mail com dados de acesso pessoais
• todas notificações feitas por meio de pop-up e envio de e-mails automáticos
• discussão e participação dos usuários nas salas de discussão em ambiente seguro
• possibilidade de várias salas de discussão simultâneas
• possibilidade de trocas de procurações inseridas na plataforma
• emissão do Edital de Convocação por e-mail (podendo ser também impresso)
• assembleias abertas e acessadas por diversos dispositivos (sistema 24h)
• possibilidade de acompanhamento do andamento da votação
• votação realizada de forma aberta
• sistema compatível com qualquer dispositivo com acesso á internet
• emissão da ATA pronta para ser levada à registro (arquivo PDF)
• emissão da lista de participantes com dados necessários à comprovação
• todos requisitos legais para a realização da assembleia estão contemplados

Com isto a Plataforma AVCond é um meio moderno e atual que fornece plenas condições da realização das assembleias em ambiente virtual, eliminando a necessidade de realização de outro tipo de assembleia.

Por tudo isto, pode-se concluir que esta nova forma de realização das Assembleias de Condomínios (ou Associações) é uma tendência que chegou para ficar.

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Equipe de marketing e consultor jurídico especializados na área de condomínios. Acreditamos em empreendedorismo e na busca de soluções de TI que podem otimizar as relações entre indivíduos para contribuir com a gestão de forma colaborativa.

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