SÍNDICO PROFISSIONAL – Adoção da Assembleia Virtual

Como a Assembleia Virtual pode auxiliar sua gestão?

Nos últimos anos, temos visto o crescimento da importância da função do síndico profissional. Esta ¨profissão¨ tem tomado corpo e hoje encontra-se em ascensão.

O crescimento do número de condomínios nos grandes centros urbanos, bem como o aumento da quantidade de unidades em cada um deles, contribuíram para tornar o exercício da função de síndico, anteriormente exercida por um morador, uma atividade realizada por um profissional especializado.

O aumento da complexidade das rotinas envolvidas na administração dos condomínios requer, cada vez, mais o exercício da atividade de forma profissional, com capacitação técnica e grande carga de empenho pessoal.

Para vários especialistas, a administração de um condomínio pode ser comparada ao funcionamento de uma ¨empresa¨ que objetiva sempre a maior eficácia no emprego de recursos financeiros e otimização dos resultados.

Isto justifica o emprego de um profissional capacitado, inteirado e atualizado em relação aos melhores mecanismos e instrumentos de moderna gestão.

Entre as principais atividades e atribuições do síndico profissional, podemos destacar:

• gestão da vida administrativa do condomínio;
• comunicação efetiva com os condôminos e terceiros interessados na administração;
• controle, gerenciamento e otimização dos recursos financeiros empregados;
• atenção às demandas pessoais dos moradores, bem como solução de eventuais conflitos;
• gerenciamento e controle de obras e manutenções;
• acompanhamento e gestão das inadimplências e eventuais ações judiciais do condomínio;
• organização das assembleias;
• coordenação e controle da equipe de funcionários contratados e terceirizados;
• organização e preservação das áreas comuns do condomínio.

Assim, verifica-se que a atividade requer melhor especialização, grande empenho e acompanhamento pessoal das atividades e rotinas envolvidas na vida administrativa do Condomínio.

Uso de novas tecnologias pode ajudar (aplicativos e plataformas digitais)

Neste sentido, nos dias atuais, o uso dos meios tecnológicos e informacionais é uma das formas utilizadas pelos síndicos profissionais, na tentativa de agilizar os procedimentos no desempenho de suas atividades.

O uso de correspondência eletrônica (e-mails), redes sociais (Instagram e Facebook, por exemplo), aplicativos de comunicação instantâneas (Whatsapp, por exemplo) podem ser utilizados pelo síndico em apoio a sua gestão, visando agilizar a comunicação com os condôminos e otimizar rotinas administrativas.
Softwares e plataformas de apoio á gestão ao síndico são também amplamente utilizados em proveito do exercício desta atividade profissional.

Mas como o uso da Assembleia Virtual pode ajudar o Síndico Profissional?

O uso desta nova forma de realização das assembleias de condomínios e/ou associações tem sido considerada uma nova tendência de mercado e vem sendo adotado pelos síndicos profissionais que visam a agilização de processos e procedimentos em sua gestão.

Vale destacar que há dois projetos de lei em trâmite no Congresso Nacional que visam dar tratamento legal a esta nova forma de realização de reuniões de condôminos ou associados. Ambos fazem previsão da utilização de dispositivos com acesso á internet para a realização das assembleias – vide PL 9.505/18(Camara) e PL548/19 (Senado).

Quais são efetivamente as facilidades decorrentes da Assembleia Virtual?

Um dos principais objetivos deste nova forma de realização de assembleias é a eliminação da necessidade de realização da forma convencional, ou seja, com presença física e participação dos condôminos. Isto significa que todas as fases são realizadas em ambiente virtual, o que proporciona o considerável aumento de participação de todos nos processos decisórios.

Veja, a seguir, como a Plataforma AVCond, especializada na realização da assembleia virtual, trata este assunto:

Fases das Assembleia Virtual:
1. DISCUSSÃO DOS ASSUNTOS: nesta fase todos os condôminos devem ter acesso ao ambiente virtual, por meio do aplicativo, para realizar o registro de suas opiniões, sugestões ou mesmo críticas em salas de discussão (uma para cada assunto);
2. LEVANTAMENTO E DEFINIÇÃO DA PAUTA: uma vez discutidos os assuntos, são extraídas das salas de discussão as principais ideias para compor as opções de votação em cada um dos assuntos;
3. VOTAÇÃO: esta é feita também em ambiente virtual, por meio do aplicativo, dentro de uma assembleia que pode ser acessada a qualquer hora do dia, dentro do período definido para seu funcionamento (5 ou 7 dias, por exemplo);
4. PRODUÇÃO DA ATA: após o encerramento da assembleia, o aplicativo permite o fechamento da reunião digital e emissão da ata (em arquivo PDF) que cumpre todos os requisitos legais para ser levada a registro em cartório.
Veja que nesta nova forma de realização das assembleias, tudo é feito de forma virtual, eliminando a necessidade de realização das assembleias ¨à moda antiga¨.

CONCLUSÃO – Vantagens para o Síndico Profissional com adoção da Assembleia Virtual
• Criação de Canal de Comunicação com os Condôminos
• Maior interação dos Condôminos nos processos decisórios
• Ampla discussão dos Assuntos em Salas de Discussão em Ambiente Virtual
• Economia de recursos com realização de assembleia
• Produção da ATA pela Plataforma (pronta para registro)
• Aumento significativo na participação das Assembleias
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Equipe de marketing e consultor jurídico especializados na área de condomínios. Acreditamos em empreendedorismo e na busca de soluções de TI que podem otimizar as relações entre indivíduos para contribuir com a gestão de forma colaborativa.

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